A digitalização de documentos se consolida como parte da infraestrutura de cidades inteligentes no Brasil, promovendo maior produtividade para empresas e cidadãos. A transformação visa criar processos mais rápidos e seguros, conforme a Carta Brasileira para Cidades Inteligentes.
A construção de uma cidade inteligente depende do uso planejado de tecnologias para solucionar problemas urbanos, conforme a Carta Brasileira para Cidades Inteligentes. Essa transformação não se restringe à tecnologia, mas foca em processos mais ágeis para compartilhamento de informações, assinatura de contratos e acesso a serviços públicos. Documentos digitais, bancos de dados e sistemas integrados compõem essa nova infraestrutura urbana.
A circulação de arquivos, como licenças e prontuários, depende de documentos. Quando mantidos em formato físico, os custos operacionais e riscos de perda aumentam. A digitalização permite a localização rápida, o compartilhamento seguro e a redução de erros administrativos. A OCDE afirma que a eficiência do setor público depende da integração entre dados, processos e serviços digitais.
Empresas também participam desse processo, reduzindo burocracias internas. No setor público, o Governo Federal monitora a evolução digital dos municípios, utilizando dados de órgãos como IBGE e Anatel. Contudo, persistem desafios, como a desigualdade no acesso digital e a necessidade de padrões rigorosos de gestão documental e segurança da informação.
