A baixa produtividade das reuniões representa um entrave para a gestão de pequenas e médias empresas. A especialista Misa Antonini afirmou que profissionalizar o processo de encontros é um caminho rápido para aumentar a eficiência das equipes, sugerindo foco em objetivos e participantes.
Antonini declarou que toda reunião deve iniciar com uma definição objetiva do que precisa ser resolvido. Ela recomenda limitar cada encontro a três objetivos, três pautas e três decisões concretas, visando evitar dispersão. Para determinar quem deve participar, a especialista propôs o uso da matriz RACI, que define responsáveis, aprovadores, consultados e apenas informados sobre cada tema.
A profissionalização também envolve classificar os encontros. Antonini classificou como “teatro” reuniões com grande número de pessoas, alto custo e pouca capacidade de decisão. Ela defendeu que reuniões operacionais precisam ter pessoas certas, objetivos claros e decisões que impulsionem a operação, diferentemente de encontros que poderiam ser substituídos por um e-mail.
A especialista identificou três falhas comuns: líderes que iniciam impondo opiniões, encontros usados apenas para apresentar relatórios e reuniões que terminam sem responsáveis ou prazos definidos. Ela orientou empresários a aplicar a matriz RACI antes de iniciar qualquer conversa, liberando tempo para atividades que geram valor.
