Diariamente, são enviados ao redor do mundo 392 bilhões de e-mails. Esse dado foi encontrado em um relatório do Radicati Group, uma empresa da Califórnia. A percepção de que muitas mensagens caem nas caixas de entrada é comum entre os usuários.
A inteligência artificial pode ajudar a responder uma boa parte dessas mensagens, especialmente para aqueles que não se sentem confiantes na redação. Com isso em mente, apresentamos um manual para facilitar a vida de quem deseja utilizar o ChatGPT ou qualquer outro chatbot para melhorar a comunicação escrita.
Guia de prompts para e-mails com ChatGPT
1. Para reescrever seu rascunho: Sempre deixe claro para quem é a mensagem, o que quer comunicar, o tom a ser usado e o que espera conseguir com o e-mail. Prompt: “Reescreva o e-mail abaixo considerando: Quem vai receber: [descreva] – Objetivo: [ex: fechar contrato / pedir prazo / alinhar decisão] – Tom: [direto, formal, amigável] – Resultado esperado: [ex: resposta rápida / agendamento / aprovação] Entregue versão final pronta para envio, sem explicações.”
2. E-mails sensíveis (reclamações, feedback negativo, recusa): “Quero escrever um e-mail delicado. Situação: [explique o que aconteceu] O que eu preciso dizer: [reclamar, dar um feedback negativo, recusar algo] Resultado que eu quero: [resolver, manter a relação, evitar conflito] Escreva um e-mail claro e respeitoso.”
3. Traduzir e adaptar e-mail para outros idiomas: “Traduza o e-mail abaixo para [idioma] e adapte: – Nível de formalidade adequado à cultura – Clareza e objetividade – Expressões naturais do idioma. Evite tradução literal.”
4. Para reduzir o tamanho sem perder conteúdo: “Encurte este e-mail em até 40%: – Mantenha todas as informações essenciais – Elimine repetições – Deixe mais direto e fácil de ler.”
5. E-mails em que você vai pedir algo a alguém: “Vou te dar algumas informações para escrever um e-mail. Situação: [explique em poucas linhas o que está acontecendo] O que eu preciso: [qual é o pedido] Prazo (se tiver): [data ou urgência]. Agora escreva um e-mail profissional com base nisso.”
6. Para cobranças, lembretes ou retomadas: “Vou colar abaixo o e-mail que enviei antes. [E-mail anterior] Escreva um e-mail de follow-up para cobrar resposta.”
7. Para conversas sobre decisão ou alinhamento: “Vou colar abaixo minhas anotações sobre o que foi decidido. [cole aqui os pontos da reunião, decisões, responsáveis e prazos] Agora transforme isso em um e-mail de alinhamento.”
8. Para enviar uma proposta comercial: “Quero escrever um e-mail de proposta comercial. O que estou oferecendo: [produto ou serviço] Para quem: [tipo de cliente] O que resolve: [problema que isso resolve].”
9. Para negociar proposta já em andamento: “Quero escrever um e-mail de negociação. Contexto: [explique a situação da negociação ou cole conteúdo de emails anteriores].”
10. Para apenas melhorar o tom da mensagem: “Abaixo está um e-mail. Ajuste o tom para [diplomático / mais firme / mais direto], mantendo a mensagem original.”
11. Para criar seus próprios templates de e-mail: “Crie um modelo de e-mail para [situação]: – Estrutura clara – Campos editáveis entre colchetes – Linguagem profissional e reutilizável.”
Alvaro Leme é doutorando e mestre em Ciências da Comunicação pela ECA-USP, jornalista e criador do podcast educativo Aprenda em 5 Minutos.